Τιμολόγηση Online στην Ελλάδα — για επαγγελματίες υπηρεσιών και για επιχειρήσεις που πουλάνε προϊόντα (λ.χ. e-shop, χονδρική). Η τιμολόγηση online έχει γίνει απαραίτητη για την ορθή λειτουργία των επιχειρήσεων.

Η «ηλεκτρονική τιμολόγηση» στην Ελλάδα δεν είναι απλώς “τιμολόγια από το cloud”. Συνδέεται άρρηκτα με τα Ηλεκτρονικά Βιβλία (myDATA) της ΑΑΔΕ, όπου τα παραστατικά σας διαβιβάζονται ψηφιακά και αποκτούν ΜΑΡΚ (μοναδικό αριθμό καταχώρισης). Η πλατφόρμα myDATA είναι το θεσμικό πλαίσιο και το κεντρικό περιβάλλον που συγκεντρώνει και διασταυρώνει τα φορολογικά δεδομένα εσόδων/εξόδων. (ΑΑΔΕ)

Η τιμολόγηση online στις επιχειρήσεις επιτρέπει ταχύτερη και πιο αποτελεσματική διαχείριση των παραστατικών.

Οι βασικοί δρόμοι για να τιμολογείτε online (και να είστε συμβατοί με myDATA)

Η επιλογή λογισμικού για τιμολόγηση online επηρεάζει άμεσα την καθημερινή λειτουργία.

1. Δωρεάν λύσεις της ΑΑΔΕ
   • timologio: web εφαρμογή για έκδοση παραστατικών και ταυτόχρονη διαβίβαση στο myDATA. Ιδανικό για πολύ μικρές επιχειρήσεις/ελεύθερους που ξεκινούν ή δεν έχουν άλλο λογισμικό. (ΑΑΔΕ)
   • myDATAapp: επίσημη εφαρμογή/πύλη με λειτουργίες έκδοσης παραστατικών, πελατολόγιο και βασικές αναφορές όπως εμφανίζονται στη myDATA. Κατάλληλο για απλές ανάγκες. (ΑΑΔΕ)
2. Εμπορικά λογισμικά ηλεκτρονικής τιμολόγησης (SaaS)
   Cloud εφαρμογές που εκδίδουν τιμολόγια, αποδείξεις, δελτία αποστολής, στέλνουν email/PDF, συχνά προσφέρουν CRM, time-tracking, πληρωμές, και αυτόματη διαβίβαση στο myDATA. Παραδείγματα κατηγορίας: SoftOne, Elorus.
3. Πάροχοι Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης (ΠΥΗΤ)
   Είναι αδειοδοτημένοι από την ΑΑΔΕ για να διαβιβάζουν σε πραγματικό χρόνο τα τιμολόγια, να κάνουν τους απαραίτητους ελέγχους και να αποδίδουν ΜΑΡΚ. Αν συνεργάζεστε με Δημόσιο (B2G), χρειάζεστε πάροχο από τη σχετική λίστα που καλύπτει και τα πρότυπα για Δημόσιο. Ενδεικτικά ονόματα στη λίστα αδειοδοτημένων: Entersoft e-Invoicing, SoftOne e-Invoicing, Epsilon Digital, IMPACT myDATA connect, κ.ά. (ΑΑΔΕ)
4. ERP / Λογιστική σουίτα με myDATA
   Πολλά ERP/εμπορικά συστήματα (on-premise ή cloud) έχουν έτοιμη διασύνδεση με myDATA και/ή συνεργασία με Πάροχο Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης. Αν έχετε σύνθετες ροές (πολυαποθήκες, σειριακοί αριθμοί, παραγωγή), συνήθως αυτή είναι η σωστή κατηγορία. (ΑΑΔΕ)

Τι να προσέξετε πριν επιλέξετε λύση

• Συμβατότητα με myDATA: Ελέγξτε αν το εργαλείο διαβιβάζει σωστά και αυτόματα στο myDATA και πώς χειρίζεται ακυρώσεις/διορθώσεις. Οι πάροχοι περνούν ελέγχους και εκδίδουν ΜΑΡΚ. (ΑΑΔΕ)
• B2G (τιμολόγηση προς Δημόσιο): Αν κόβετε προς φορείς Δημοσίου, διασφαλίστε ότι ο πάροχος σας βρίσκεται και στη λίστα B2G (άλλη/μικρότερη λίστα από τη γενική). (ΓΓΠΣΔΔ)
• Τύποι παραστατικών: Τι χρειάζεστε στην πράξη; ΤΠΥ/ΑΠΥ, τιμολόγια πώλησης, δελτία αποστολής, πιστωτικά, επαναλαμβανόμενα, «γρήγορες αποδείξεις» λ.χ. με POS κ.ο.κ.
• Διασυνδέσεις: Π.χ. WooCommerce, marketplaces, CRM, αποθήκη, courier, πληρωμές (card, IRIS, κ.λπ.).
• Αναφορές/λογιστής: Export κινήσεων, δικαιώματα πρόσβασης στον λογιστή, πίνακες ΦΠΑ, συμφωνίες με myDATA.
• Κόστη & κλιμάκωση: Συνδρομή/χρήστες/παραστατικά, κόστος αποστολών email/SMS, API limits.
• Υποστήριξη στα ελληνικά και τεκμηρίωση.
• Ασφάλεια/συμμόρφωση: Διαθεσιμότητα, αντίγραφα ασφαλείας, έλεγχος πρόσβασης χρηστών.

Ποιες επιλογές υπάρχουν στην Ελλάδα (χαρτογράφηση)

A. Επίσημες εφαρμογές ΑΑΔΕ (δωρεάν)

• timologio: Έκδοση και άμεση διαβίβαση. Μια ιδανική επιλογή για τιμολόγηση online. Ελάχιστη παραμετροποίηση, καλύπτει τα βασικά. Για ελεύθερους επαγγελματίες/μικρές οντότητες που ξεκινούν.
• myDATAapp: Έκδοση, πελατολόγιο, βασική εικόνα εσόδων/εξόδων όπως διαβιβάζονται στη myDATA.

Πλεονεκτήματα: Μηδενικό κόστος, απλότητα, επίσημη υποστήριξη.
Μειονεκτήματα: Περιορισμένες διασυνδέσεις/αυτοματισμοί, λιγότερες λειτουργίες για σύνθετες ανάγκες.

Β. SaaS ηλεκτρονικής τιμολόγησης (παραδείγματα)

• Elorus: Online τιμολόγηση online, αποστολή PDF/email, time-tracking, πελατολόγιο, αυτοματοποίηση και διασύνδεση με myDATA. Στοχεύει ιδιαίτερα μικρές/μεσαίες υπηρεσίες, γραφεία, συνεργατικές ομάδες που χρειάζονται τιμολόγηση online.
• Άλλες αντίστοιχες cloud λύσεις: Υπάρχουν κι άλλες στο ελληνικό οικοσύστημα (και mobile apps όπως το Timologic) — ελέγχετε πάντα αν υποστηρίζουν επίσημα myDATA και τα παραστατικά που χρειάζεστε.

Πλεονεκτήματα: Ευκολία χρήσης, πρόσθετες λειτουργίες (επαναλαμβανόμενα τιμολόγια, πληρωμές, project/time-tracking), API.
Μειονεκτήματα: Συνδρομή, πιθανές χρεώσεις ανά τιμολόγιο/χρήστη, προσοχή σε εξειδικευμένες λογιστικές ανάγκες.

Γ. Πάροχοι Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης (αδειοδοτημένοι από ΑΑΔΕ)

Ενδεικτικά (αλφαβητικά): Entersoft e-Invoicing, Epsilon Digital, IMPACT myDATA connect, SoftOne e-Invoicing, Retail Link Paperless κ.ά. Οι πάροχοι αυτοί έχουν άδεια καταλληλότητας και μπορούν να υποστηρίξουν ροές B2B/B2C, ενώ όσοι είναι στη λίστα B2G καλύπτουν και αποστολές προς Δημόσιο. (ΑΑΔΕ)

Πλεονεκτήματα: Θεσμική επάρκεια, real-time διαβίβαση με ΜΑΡΚ, κάλυψη B2G, enterprise ροές, υψηλή αξιοπιστία.
Μειονεκτήματα: Συνήθως υψηλότερο κόστος/complexity· απαιτείται σωστή παραμετροποίηση.

Δ. ERP/Εμπορικά συστήματα με myDATA

Μεγάλοι πάροχοι ERP στην Ελλάδα παρέχουν modules για αυτόματη διαβίβαση (και/ή συνεργασία με ΠΥΗΤ). Κατάλληλα για αποθήκη, παραγγελιοληψία, κοστολόγηση, πολυκαναλικό εμπόριο, B2B portals, κ.λπ. (ΑΑΔΕ)

Πλεονεκτήματα: Ενοποιημένη εικόνα επιχείρησης, πλήρης ιχνηλασιμότητα.
Μειονεκτήματα: Μεγαλύτερο έργο υλοποίησης, κόστος/εκπαίδευση.

Γρήγορος οδηγός επιλογής (decision helper)

• Freelancer/μικρό γραφείο υπηρεσιών (λίγα τιμολόγια/μήνα, απλές ανάγκες):
  Ξεκινήστε με timologio ή myDATAapp. Αν χρειάζεστε επιπλέον λειτουργίες (επαναλαμβανόμενα, online πληρωμές, time-tracking) δείτε SaaS όπως Elorus.
• E-shop / προϊόντα (σύνδεση με WooCommerce, τιμολόγηση αποθήκης, δελτία αποστολής):
  Προτιμήστε SaaS με e-commerce integrations ή ERP. Αν τιμολογείτε Δημόσιο, βεβαιωθείτε πως ο συνεργάτης σας είναι στη λίστα B2G. (ΓΓΠΣΔΔ)
• Χονδρική/πολυαποθήκη/σύνθετες ροές:
  ERP + Πάροχος για ισχυρή παραμετροποίηση, ιχνηλασιμότητα και SLA. (ΑΑΔΕ)
• Συναλλαγές με Δημόσιο (B2G):
  Επιλέξτε πάροχο από τη λίστα B2G της ΓΓΠΣ/Υπ. Ψηφιακής Διακυβέρνησης. (ΓΓΠΣΔΔ)

Τεχνικές και επιχειρησιακές λεπτομέρειες που κάνουν διαφορά

• ΜΑΡΚ & έλεγχοι: Τα τιμολόγια που εκδίδονται μέσω παρόχου υφίστανται βασικούς ελέγχους και λαμβάνουν ΜΑΡΚ — στοιχείο απαραίτητο για την εγκυρότητα και ιχνηλασιμότητα.
• Ηλεκτρονική τιμολόγηση online: Τα τιμολόγια που εκδίδονται μέσω παρόχου υφίστανται βασικούς ελέγχους και λαμβάνουν ΜΑΡΚ — στοιχείο απαραίτητο για την εγκυρότητα και ιχνηλασιμότητα.
• Χειρισμός διορθώσεων/ακυρώσεων: Ρωτήστε πώς γίνονται πιστωτικά/ακυρωτικά και πώς «συμφιλιώνονται» με myDATA.
• Δικαιώματα/ρόλοι: Αν έχετε ομάδα, ζητήστε granular δικαιώματα (έκδοση, έγκριση, προβολή).
• Διαχείριση τιμολόγησης online: Αν έχετε ομάδα, ζητήστε granular δικαιώματα (έκδοση, έγκριση, προβολή) για την ηλεκτρονική τιμολόγηση.
• Ευκολία για λογιστή: Πρόσβαση μόνο-ανάγνωσης, εξαγωγές (CSV/Excel), αυτόματες αποστολές.
• API & αυτοματισμοί: Αν έχετε site/e-shop, προσέξτε το API, webhooks και limits — μειώνουν manual δουλειά.
• Backup & διαθεσιμότητα: Ρωτήστε για RPO/RTO, περιοδικά exports, και αν κρατάτε δικά σας αρχεία PDF/XML.
• Υποστήριξη & εκπαίδευση: Ελληνόφωνο support, manuals, video tutorials.
• Κόστη: Προσέξτε κρυφά κόστη (π.χ. ανά παραστατικό, αποθηκευτικό χώρο, επιπλέον χρήστες, premium modules).

Συχνά σενάρια και προτάσεις στην τιμολόγηση online

• Διαδικασία τιμολόγησης online: Σημαντικά τα recurring invoices, project/time-tracking και γρήγορες πληρωμές μέσω ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
• Υπηρεσίες (σύμβουλοι, δημιουργικά γραφεία, μηχανικοί):
  Σημαντικά τα recurring invoices, project/time-tracking και γρήγορες πληρωμές. Εφαρμογές τύπου SaaS (π.χ. Elorus) προσφέρουν ακριβώς αυτά, με παράλληλη ενημέρωση myDATA.
• Λιανική/eshop:
  Χρειάζεστε δελτία αποστολής, αποθήκη, σύνδεση με courier και ERP ή ένα SaaS με ισχυρά e-commerce plugins.
• B2G:
  Υποχρεωτική υποστήριξη από πάροχο της λίστας για τιμολόγηση προς Δημόσιο. Ελέγξτε ρητά ότι ο πάροχος καλύπτει B2G.

Mini checklist πριν καταλήξετε

1. Χαρτογραφήστε παραστατικά/ροές σας (τι είδη, πόσα/μήνα, B2G;).
2. Ελέγξτε συμβατότητα myDATA και, αν χρειάζεται, B2G λίστα.
3. Ζητήστε demo και δοκιμή με πραγματικά σενάρια.
4. Ελέγξτε integrations (WooCommerce/ERP/CRM/POS).
5. Συμφωνήστε για migration των ιστορικών τιμολογίων (αν αλλάζετε σύστημα).
6. Κλείστε θέματα ασφάλειας/backup και πρόσβασης λογιστή.
7. Κάντε πιλότο 2-4 εβδομάδες πριν το οριστικό go-live.

Συμπέρασμα

Για απλές ανάγκες στην τιμολόγηση online, οι δωρεάν εφαρμογές της ΑΑΔΕ (timologio, myDATAapp) είναι αξιοπρεπής αφετηρία. Αν όμως ζητάτε αυτοματισμούς, διασυνδέσεις και ανάπτυξη, ένα SaaS ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή ένα ERP με διασύνδεση σε Πάροχο θα σας γλιτώσει χρόνο και λάθη. Αν τιμολογείτε Δημόσιο, βεβαιωθείτε ότι ο συνεργάτης σας είναι στη σωστή λίστα B2G.

Προσφέρουμε διασύνδεση με βάση τα δικά σας κριτήρια (π.χ. eshop + WooCommerce, recurring invoices, B2G), ή ένα πλάνο διασύνδεσης με το site/ERP σας.

Επίσης, αν έχετε WooCommerce/eshop, μπορούμε να δούμε πώς θα «δένει» η τιμολόγηση με την υπάρχουσα ροή παραγγελιών και τις αποστολές.

Αφοσιωθείτε στην δουλειά σας ενώ πληρώνεστε άμεσα και εύκολα για τα προϊόντα και τις υπηρεσίες σας μέσω της ηλεκτρονικής σας τιμολόγησης.

• Μειώστε τις λειτουργικές δαπάνες της επιχείρησής σας (κατάργηση έκδοσης, αποστολής και φυσικής αποθήκευσης τιμολογίων) ενσωματώνοντας τελευταίας τεχνολογίας online πλατφόρμα τιμολόγησης.
• Εξοικονομείστε πολύτιμες εργατοώρες από την βελτιστοποίηση και αυτοματισμό της διαδικασίας τιμολόγησης, αποστολής και αποθήκευσης τιμολογίων με ειδικές λειτουργίες.
• Προσφέρετε βελτιωμένη και ταχύτερη εξυπηρέτηση στους πελάτες σας ελαχιστοποιώντας τον χρόνο αποστολής και παραλαβής των τιμολογίων (επιπλέον έχετε καλύτερη διασταύρωση και διόρθωση οποιονδήποτε εσφαλμένων στοιχείων πελατών).
• Πληρωθείτε άμεσα και εύκολα από τους πελάτες σας μέσω ηλεκτρονικών τρόπων πληρωμών παγκόσμιας αποδοχής και ασφάλειας (π.χ. Paypal business, Stripe, Google checkout κ.α.).
• Αναβαθμίστε την εταιρική σας εικόνα αποστέλλοντας στους πελάτες σας κομψά τιμολόγια διαμορφωμένα αποκλειστικά για εσάς, με τα εταιρικά σας χαρακτηριστικά, πλήρη και ξεκάθαρα.
• Αναβαθμίστε την παρακολούθηση των τιμολογίων σας, επιλέξτε μέσα από πολλά χρηστικά φίλτρα (π.χ. ημερολογιακά, πληρωμένα, εκκρεμή τιμολόγια κ.α.) και συγκεντρώστε με μια ματιά ή/και αναλυτικά αυτά που σας ενδιαφέρουν, ενεργοποιήστε αυτόματες αποστολές (ειδοποιήσεις) υπενθυμίσεων ή και ευχαριστήριων προσωπικών μηνυμάτων για την αποπληρωμή ή εξόφληση.
• Αναβαθμίστε την παρακολούθηση των τιμολογίων σας και την ηλεκτρονική σας τιμολόγηση, επιλέξτε μέσα από πολλά χρηστικά φίλτρα (π.χ. ημερολογιακά, πληρωμένα, εκκρεμή τιμολόγια κ.α.) και συγκεντρώστε με μια ματιά ή/και αναλυτικά αυτά που σας ενδιαφέρουν.
• Αξιοποιήστε τα δεδομένα που σας παρέχει η πλατφόρμα online ηλεκτρονικής τιμολόγησης και αξιολογείστε τους πελάτες σας, δείτε το ιστορικό τους και βγάλτε παραγωγικά συμπεράσματα. Επιπλέον, η online τιμολόγηση είναι φιλική για το περιβάλλον κάτι που σήμερα ειδικά σε μεγάλου μεγέθους εταιρειών και οργανισμών που υιοθετούν την κουλτούρα κοινωνικού και περιβαλλοντολογικού χαρακτήρα έχει τεράστια αξία.
• Επίσης η ηλεκτρονική τιμολόγηση μπορεί να βοηθήσει την εταιρεία σας στο ταχύτερο και ευκολότερο φορολογικό έλεγχο αφού τα ψηφιακά παραστατικά κάνουν την αναζήτηση, τον έλεγχο και την διασταύρωσή τους παιχνίδι.

Τέλος, πρέπει να τονίσουμε πως η εν λόγω επένδυση έχει άμεση απόσβεση καθώς μπαίνει άμεσα σε λειτουργία και αξιοποιείται από την πρώτη στιγμή.