Οι περισσότεροι χρήστες του διαδικτύου, χρησιμοποιούν καθημερινά το email αλλά δεν γνωρίζουν ακριβώς τι είναι το email και πώς λειτουργεί. Το email (electronic mail) ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, είναι μια Υπηρεσία του Διαδικτύου, η οποία επιτρέπει συγγραφή, αποστολή, λήψη και αποθήκευση μηνυμάτων με χρήση ηλεκτρονικών συστημάτων τηλεπικοινωνιών.

Τι είναι το email;

Το email (electronic mail), που συνήθως αναφέρεται ως “email” ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, είναι μια μέθοδος επικοινωνίας που χρησιμοποιεί ηλεκτρονικές συσκευές για την παράδοση μηνυμάτων σε δίκτυα υπολογιστών. Ο όρος “email” αναφέρεται τόσο στο σύστημα παράδοσης όσο και σε μεμονωμένα μηνύματα που αποστέλλονται και λαμβάνονται.

Τι είναι το email και πότε πρωτο-εμφανίστηκε;

Το email υπάρχει σε κάποια μορφή από τη δεκαετία του 1970, όταν ο προγραμματιστής Ray Tomlinson δημιούργησε έναν τρόπο μετάδοσης μηνυμάτων μεταξύ συστημάτων υπολογιστών στο Δίκτυο Οργανισμών Προηγμένων Ερευνητικών Έργων (ARPANET). Οι σύγχρονες μορφές email έγιναν διαθέσιμες για ευρεία δημόσια χρήση με την ανάπτυξη λογισμικού email client (π.χ. Outlook) και προγραμμάτων περιήγησης ιστού, το τελευταίο από τα οποία επιτρέπει στους χρήστες να στέλνουν και να λαμβάνουν μηνύματα μέσω του Διαδικτύου χρησιμοποιώντας προγράμματα email που βασίζονται στο διαδίκτυο (π.χ. Gmail).

Τι είναι το email σήμερα; Σήμερα, το email είναι μια από τις πιο δημοφιλείς μεθόδους ψηφιακής επικοινωνίας. Η επικράτησή του και τα τρωτά σημεία ασφαλείας του το καθιστούν επίσης ένα ελκυστικό μέσο για κυβερνοεπιθέσεις όπως phishing, πλαστογράφηση domain και παραβίαση επαγγελματικών email (BEC).

Πώς λειτουργεί το email;

Αφού αναλύσαμε τι είναι το email, πάμε να δούμε και πώς λειτουργεί. Τα ηλεκτρονικά μηνύματα αποστέλλονται από προγράμματα λογισμικού και προγράμματα περιήγησης ιστού, που αναφέρονται ως «clients» email. Τα μεμονωμένα μηνύματα δρομολογούνται μέσω πολλαπλών servers πριν φτάσουν στον email server του παραλήπτη, παρόμοια με τον τρόπο που μια παραδοσιακή επιστολή μπορεί να ταξιδέψει μέσω πολλών ταχυδρομείων, πριν φτάσει στο γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη.

Μόλις σταλεί ένα email, ακολουθεί διάφορα βήματα μέχρι τον τελικό προορισμό του:

Ο mail server του αποστολέα, που ονομάζεται Mail Transfer Agent (MTA), ξεκινά μια σύνδεση Simple Mail Transfer Protocol (SMTP).
Το SMTP ελέγχει τα δεδομένα του email – το κείμενο που λέει στον server πού να στείλει ένα μήνυμα – για τη διεύθυνση email του παραλήπτη και στη συνέχεια χρησιμοποιεί το Domain Name System (DNS) για να μεταφράσει το domain name σε μια διεύθυνση IP.
Το SMTP αναζητά έναν server ανταλλαγής mail (MX) που σχετίζεται με το domain name του παραλήπτη. Εάν υπάρχει, τότε το email προωθείται στον mail server του παραλήπτη.
Το email αποθηκεύεται στον server αλληλογραφίας του παραλήπτη και η πρόσβαση σε αυτό είναι δυνατή μέσω του Πρωτοκόλλου Ταχυδρομείου (POP3) ή του Πρωτοκόλλου Πρόσβασης Μηνυμάτων Διαδικτύου (IMAP).

Αυτά τα δύο αυτά πρωτόκολλα λειτουργούν λίγο διαφορετικά:

τι είναι το email - IMAP vs POP3 — IMAP vs POP3

Το POP3 κατεβάζει το email στη συσκευή του παραλήπτη και το διαγράφει από τον mail server, ενώ το IMAP αποθηκεύει το email στο πρόγραμμα-πελάτη email, επιτρέποντας στον παραλήπτη να έχει πρόσβαση σε αυτό από οποιαδήποτε συνδεδεμένη συσκευή (πηγή: cloudflare.com)

Διαβάστε ακόμα: IMAP ή POP3 για τα email μου;

τι είναι το email - πώς λειτουργεί; — Πώς λειτουργεί το email

Τι είναι μια διεύθυνση email;

Η διεύθυνση email είναι συνήθως το όνομα του χρήστη ή ένας συνδυασμός αριθμών και γραμμάτων που χρησιμοποιείται για την αναγνώριση ενός λογαριασμού email. Μια διεύθυνση email αντιστοιχεί μόνο σε έναν χρήστη. Κάθε διεύθυνση email αποτελείται από 3 μέρη: το τοπικό μέρος, το σύμβολο @ “παπάκι” και το domain.

Για παράδειγμα, στη διεύθυνση email [email protected], το user είναι το τοπικό μέρος και το domain.com είναι το domain.

Τύποι διευθύνσεων email

Τα email μπορούν να χρησιμοποιηθούν για προσωπικούς και επαγγελματικούς σκοπούς και η διεύθυνση email διαφέρει ανάλογα με τη χρήση. Οι επαγγελματικές διευθύνσεις email:

Διεύθυνση email χρήστη – Αυτή είναι η διεύθυνση email ενός χρήστη/μέλους σε μία επιχείρηση. Για παράδειγμα: [email protected]
Ομαδική διεύθυνση email – Αυτή είναι μια κοινή διεύθυνση email που μοιράζονται πολλά πρόσωπα της επιχείρησής σας. Για παράδειγμα, η ομάδα του τμήματος πωλήσεων ενός eshop, μπορεί να έχει πολλούς χρήστες και η αποστολή ενός email στην ομάδα, επιτυγχάνεται δημιουργώντας μια ομαδική διεύθυνση email: [email protected]

Μπορείτε να δημιουργήσετε εύκολα έναν λογαριασμό email, κάνοντας την εγγραφή σας σε έναν πάροχο υπηρεσιών email.

Οι πιο γνωστοί πάροχοι δωρεάν email στο διαδίκτυο είναι:

Η Microsoft που προσφέρει το Outlook (πρώην Hotmail) με τη μορφή ‘[email protected]‘ ή ‘[email protected]‘
Η Google που προσφέρει το Gmail με τη μορφή ‘[email protected]‘
Η Yahoo που προσφέρει το Yahoo Mail με τη μορφή ‘[email protected]

Ωστόσο, για να δημιουργήσετε έναν επαγγελματικό λογαριασμό email για την επιχείρησή σας, θα πρέπει να κατοχυρώσετε ένα domain name και στη συνέχεια να ενεργοποιήσετε τη φιλοξενία email για αυτό το domain name.

Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελείται από τρία βασικά στοιχεία:

Φάκελος μηνύματος – Ένας φάκελος μηνύματος, που ονομάζεται επίσης μεταδεδομένα email, περιέχει τις απαραίτητες λεπτομέρειες για την επικοινωνία μεταξύ του διακομιστή αποστολής και του διακομιστή λήψης. Περιέχει τις διευθύνσεις email του αποστολέα και του παραλήπτη, με τις οποίες ο διακομιστής αλληλογραφίας αποφασίζει πού θα παραδώσει το email.
Κεφαλίδα μηνύματος – Η κεφαλίδα ενός email περιέχει ζωτικές πληροφορίες σχετικά με τον αποστολέα και τους παραλήπτες.
Σώμα μηνύματος – Το πραγματικό περιεχόμενο του email μπορεί να προβληθεί στο σώμα του μηνύματος. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει κείμενο, εικόνες ή βίντεο. Με βάση το πρόγραμμα-πελάτη email, το περιεχόμενο στο σώμα του email μπορεί να είναι είτε απλό κείμενο είτε HTML (Hypertext Markup Language). Οι υπογραφές και οι δηλώσεις αποποίησης ευθύνης της επιχείρησης μπορούν να συμπεριληφθούν στο υποσέλιδο του σώματος του email με βάση τις πολιτικές email.

Οι πιο συνηθισμένες πληροφορίες που υπάρχουν στις κεφαλίδες email:

Πεδίο πληροφοριών
Περιγραφή
Θέμα: Παρέχει μια γρήγορη ματιά στο περιεχόμενο του email.
Από: Εμφανίζει τη διεύθυνση email του αποστολέα.
Προς: Εμφανίζει τη διεύθυνση email του παραλήπτη.
Ημερομηνία και ώρα: Η ημερομηνία και η ώρα λήψης του email είναι σύμφωνα με τη ζώνη ώρας του παραλήπτη.
Παραλήπτης: Εμφανίζει το όνομα του παραλήπτη.
Απάντηση σε: Όταν ο παραλήπτης κάνει κλικ στο κουμπί Απάντηση στο ληφθέν email, το πεδίο Προς συμπληρώνεται αυτόματα με βάση το αναγνωριστικό email που είναι διαθέσιμο στο πεδίο Απάντηση σε.
Αντίγραφο με κωδικοποίηση (Cc): Αυτό το πεδίο χρησιμοποιείται κάθε φορά που ο αποστολέας θέλει να στείλει ένα αντίγραφο του email σε άλλους χρήστες.
Κωδικοποίηση με κρυφή κοινοποίηση (Bcc): Η διεύθυνση email που καταχωρείται στο πεδίο Bcc δεν θα είναι ορατή σε χρήστες που προστέθηκαν στα πεδία Προς και Κοινοποίηση.
Συνημμένα: Περιέχει τα αρχεία που επισυνάπτει ο αποστολέας.

8 tips για να φτιάχνετε επαγγελματικά email

Συμπεριλάβετε το θέμα του email σας στη γραμμή θέματος (subject line). Είναι το πρώτο πράγμα που βλέπει ο παραλήπτης στα εισερχόμενά του. Μην το αφήνετε ΠΟΤΕ κενό.
Απευθυνθείτε κατάλληλα στον παραλήπτη, με την κατάλληλη προσφώνηση και το συντακτικό στυλ.
Μην ξεφύγετε από το θέμα σας.
Συμπεριλάβετε στο τέλος του email, την επαγγελματική υπογραφή σας.
Προσοχή στα ορθογραφικά και συντακτικά λάθη.
Αποφύγετε να γράφετε σε απλό ύφος αλλά διατηρήστε μια πιο ουδέτερη και επαγγελματική στάση γραφής.
Δώστε σαφείς οδηγίες.

Ανεπιθύμητη αλληλογραφία (spam)

Τι είναι το email spam; Καθημερινά λαμβάνουμε διαφημιστικά email από εταιρίες ή υπηρεσίες που δεν ζητήσαμε να μας ενημερώσουν για τα προϊόντα τους ποτέ και γεμίζουν τα εισερχόμενά μας. Αυτά, είναι τα λεγόμενα spam. Mε ειδικά προγράμματα υποκλέπτουν διευθύνσεις e-mail που υπάρχουν σε διάφορες ιστοσελίδες που γραφόμαστε (όπως forums, social networks όπως facebook κ.λ.π.) Αυτό μπορεί να γίνει και όταν καταχωρούμε τα στοιχεία μας σε μια ιστοσελίδα.

Ευτυχώς όμως, τα περισσότερα φιλτράρονται και τοποθετούνται στα ανεπιθύμητα και όχι στα εισερχόμενά, ενώ τα υπόλοιπα πρέπει να τα εντοπίζουμε και να τα διαγράφουμε χειροκίνητα.

Και τώρα που πλέον γνωρίζετε τι είναι το email, πώς λειτουργεί, ποια είναι τα βασικά μέρη του και πώς μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε σωστά, πλέον θα στέλνετε λειτουργικά emails με επαγγελματισμό.

Μάθετε περισσότερα για τη Φιλοξενία ιστοσελίδας με επαγγελματικά email και τεχνική υποστήριξη.

Τι είναι το email και πώς λειτουργεί;